Il existe de nombreuses solutions de gestion des temps et des activités sur le marché des logiciels SIRH. Alors comment orienter son choix ?

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L’éditeur Horoquartz sort sa version 5.5 de sa suite de gestion des temps, une solution qui se veut plus ergonomique, plus « responsive », axée sur l’expérience utilisateur.

https://www.horoquartz.fr/actualites/actualites/1109-etemptation-55-une-solution-simple-et-intuitive-pour-les-managers.html

Afin de mieux servir nos clients, nous avons conçus des offres packagées et éprouvées qui permettent de poursuivre un objectif très rapidement.

Les Offres d’AMOA :

• Mettre à jour sa GTA à coût zéro. Une prestation de 3 jours a forte valeur ajoutée.
• Préparer son budget récurrent. Préparer et évaluer les évolutions légales et réglementaires de l’année suivante.

Les Offres techniques :

• Mettre en place un outil de livraison sur sa GTA.
• Déployer un site.

Depuis la mise en place de la pénibilité, les RH passent deux jours de plus par mois à calculer les impacts, sans compter le temps passé par les managers à fournir les données.

90% des entreprises françaises n’ont pas de TMA (Tiers Maintenance Applicative) sur leur Gestion des Temps et des Activités et pourtant la législation et les accords évoluent régulièrement. A chaque fois c’est une charge manuelle portée par les RH et les Managers.

Mettre à jour techniquement et fonctionnellement sa GTA est un vrai facteur de ROI. Mais pour vous ce serait combien ?

WFM Consulting vous propose son étude flash d’upgrade de votre GTA !

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Le suivi d’activité pour vous, c’est :

• La journée du mercredi à déposer les enfants à la gym ou au foot.
• Une galère une fois par mois pour me rappeler ce que j’ai fait.
• Big brother qui veut savoir si je bosse bien.
• Une simple feuille de déclaration des temps passés, c’est facile et j’y vais tous les jours.
• Un indicateur de performance, un outil de facturation, un outil de gestion au quotidien.
• L’imputation déclarative, appellée CRA (Compte rendu d’activité), TimeSheet, Feuille de temps, Suivi de projet…
• L’imputation badgée, souvent pour les ateliers de production, de réparation, de service…

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La planification des ressources humaines est un processus qui permet de générer des horaires de travail adaptés à la charge de travail prévue sur chaque poste de travail. Encore aujourd’hui, la planification des ressources est principalement faite sous excel. Toutefois ces solutions « maison » ne permettent pas une optimisation de cette planification et un calcul en temps réel des impacts de cette planification.

L’optimisation des ressources

Les solutions de planification collectent et analysent toutes les données utiles (variation du chiffre d’affaire, fréquentation des points de vente), y ajoute des pourcentages d’évolution, et tiennent compte des réglementations légales, du Core RH (contrat de travail, compétences, disponibilités etc.), ainsi que des objectifs fixés par l’entreprise. Mixez toutes ces données et vous obtiendrez une prévision d’activité et un planning légal le plus économique et le plus performant possible.

Pour se faire, ces outils doivent impérativement s’adapter aux besoins, aux conventions et réglementations spécifiques, aux différents secteurs d’activité, ou encore à la taille des entreprises. Souplesse et adaptabilité sont donc les mots d’ordre si vous souhaitez vous munir d’une solution de GTA et de planification.

Le facteur humain

Autre enjeu important : l’équité dans la répartition des tâches, à l’heure de la prévention de la pénibilité au travail.

La planification est donc devenue l’affaire de tous, pilotée aussi bien par les RH, la DSI et les directions, et n’est plus un sujet spécifiquement opérationnel de problématiques terrain.

Les solutions du marché

Les solutions métiers :

Ces solutions, spécialisées sur un métier, sont d’abord et avant tout des solutions de planification qui s’intègrent au reste du système d’information et à la GTA. On trouve des acteurs comme holydis, … Leur avantage résident dans la force et la richesse du module de planification.

Les solutions de gestion des temps :

Ces solutions, dites intégrées, sont proposées par les éditeurs « best of breed » tels que Horoquartz, Asys, Kronos… Leur avantage est de proposer une solution temps réel, qui intègre déjà les données humaines et les calculs d’impacts de la planification. La mise en place du module de planification se résume en l’adaptation/paramétrage au métier du client.

Les solutions de niche

On trouve des acteurs spécialisés sur un métier précis, c’est le cas de Snapshift sur les métiers de hôtellerie restauration.

Définition de la GTA (Gestion des Temps et Activités)

La GTA est l’une des composantes stratégiques de la politique RH. La gestion des Temps et des Activités regroupe plusieurs domaines d’activité du métier RH.

Ces domaines sont stratégiques pour l’entreprise et, conditionnent notamment, la gestion de la paie :

• La gestion des temps de travail et des temps de présence : entrées, sorties, heures travaillées, heures supplémentaires, horaires variables…
• La gestion des demandes d’absences et le cycle de leur traitement (approbation ou refus) selon un système de workflow.
• La gestion des absences : congés, RTT, maladie, enfant malade et présences spécifiques (week-end, heures de nuit, astreinte…).
• La gestion de l’activité : affectation des tâches par personne, équipe…
• La gestion des plannings: optimisation des plannings opérationnels.

Contexte légal et économique de la GTA

Depuis la pointeuse à carte utilisée pendant les 30 glorieuses dans les usines, la gestion des temps a subi de nombreux changements.

Initialement destinées aux professionnels RH, la GTA est devenue l’outil des Managers à qui l’on demande de construire les plannings, de valider les congés, les heures, les primes, etc.

Il incombe également aux managers de garantir la productivité de leur atelier en fonction des ressources et compétences présentes dans leur service, de valider dans les délais impartis l’acquisition des temps passés pour la clôture de l’ERP, etc.

Par ailleurs, l’exercice de la GTA requiert d’appliquer la règlementation des 35h, les dispositions de la convention collective, des accords locaux et plus récemment, des accords de pénibilité.

Un cadre législatif complexe

En France, le temps de travail est soumis à une réglementation stricte, dense et complexe.

Cette complexité peut engendrer des difficultés. En effet, les dispositions réglementaires et conventionnelles obligent les entreprises à adapter leur système de Gestion des Temps et des Activités.

Les enjeux d’un projet de GTA

GARANTIR Respecter les dispositions réglementaires, se doter des indicateurs et alertes pour sécuriser le pilotage RH.

OPTIMISER Planifier la bonne personne, au bon moment, à la bonne activité tout en optimisant les coûts de Maîtrise d’Ouvrage.

GLOBALISER Mettre en œuvre une solution unique pour l’ensemble du groupe afin de simplifier le partage des ressources et des données utiles.

DÉCENTRALISER Planifier au plus proche du terrain, placer le manager au cœur du pilotage opérationnel en lui donnant les moyens d’organiser ses équipes.

Les objectifs d’une GTA

La mise en adéquation des ressources et des besoins réels de l’entreprise (modulation des temps de travail, cycles horaires,…) est aujourd’hui, plus que jamais, stratégique pour assurer la pérennité d’une organisation. Les chefs de service ont la mission d’organiser l’activité et de garantir la productivité de leur département, au moyen de la planification opérationnelle de leurs équipes. Le facteur-clé de succès repose sur la capacité à transmettre, en temps et en heure, des données fiables à la Direction des Ressources Humaines qui est en charge, notamment, du traitement des données utiles à la gestion de la paie.

Il est essentiel de permettre au manager de se libérer des tâches chronophages et qui présentent peu de valeur ajoutée en :

• lui donnant accès aux informations du SIRH dont il a besoin.
• le déchargeant d’un certains nombres de contrôles et d’opérations de saisie.
• lui permettant de faire ces démarches n’importe où, et d’une manière rapide et sécurisée.
• transférant également une partie des opérations directement à l’employé (self-service ou badgeuse).

La mise en oeuvre d’une gestion des temps, des activités

La mise en oeuvre d’une gestion des temps, des activités et de la planification permet :

• de disposer d’une organisation RH structurée,
• de procurer aux dirigeants et aux managers la visibilité requise sur l’activité salariale pour leur permettre d’optimiser le pilotage RH :
  • utilisation des ressources (adéquation besoins-ressources, prévision des besoins humains),
  • coûts salariaux (tableaux de bord en self-service actualisés en temps réel, analyses prédictives de données).
• d’améliorer la communication et les échanges entre les équipes RH, les chefs de service et les collaborateurs (cycles de transmission et de validation des données et des demandes, traçabilité pour garantir le respect des règles et des accords).

Une organisation optimisée favorise la confiance, la productivité et la rentabilité.

Avec les prérequis de la transparence, de la confiance, de la couverture fonctionnelle et de l’ergonomie, la GTA devient l’outil préféré de tous les collaborateurs !

Les solutions du marché

Les ERP :

Ces solutions, sont des systèmes complets de gestion de l’entreprise qui ont un module SIRH, soit un intégré SIRH. Dans la première case on retrouve des acteurs tels que SAP, People Soft, Cegid… Dans la deuxième ce sont des solutions SIRH telles que HR Access, Pleiade, ADP, Meta4…

Ces solutions sont plutôt orientées RH même si la tendance est à mettre l’accent sur les accès managers.

Les solutions de gestion des temps :

Ces solutions, dites intégrées, sont proposées par les éditeurs « best of breed » tels que Horoquartz, Asys, GFI, Bodet, Equitime, … pour les acteurs français. Il existe des acteurs internationaux tels que Kronos, Workday… Leur avantage est de proposer une solution temps réel, spécialistes de la gestion des temps, ils ont déjà intégrés l’ensemble des particularités du droit et des accords français.

Ces solutions sont avant tout et depuis plus de 10 ans, conçues pour que ce soit le manager qui agisse et dirige son service. Les RH ont alors des accès de contrôle et de génération des éléments variables de paie.

Les solutions de niche

On trouve des acteurs spécialisés sur un métier précis, c’est le cas de Snapshift sur les métiers de hôtellerie restauration, d’e2Time ou de Jouroff, eurecia. L’avantage de ces solutions, un accès Saas avec un package pré-installé qu’il suffit d’activer.

On voit fleurir de nombreux articles sur l’envie ou la nécessité de mettre en place un Core Model SIRH. Est-ce la panacée pour le service RH ? Non. Pourtant cette approche permet de nombreux gains, pour autant qu’elle soit bien mise en œuvre.

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Votre solution est installée et configurée.

Nous pouvons prendre en charge la maintenance en condition opérationnelle de celle-ci. Nos consultants, après une prise de connaissance de votre paramétrage, peuvent assurer :

• Le support de niveau 1 à 3
• Intervenir sur incident
• Mettre en place des évolutions dans la configuration ou le paramétrage
• Assurer le suivi technique et la supervision des échanges entre systèmes.
• Auditer la pertinence d’installer les nouvelles versions du logiciel.

Ils répondent à vos questions et assurent la maintenance légale et évolutive de votre SIRH.

Nos références en TMA et en intervention MOE sur les gestions des temps.

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Vous avez un besoin ? N’hésitez pas à nous contacter.

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Enfin la solution est choisie. Vous implantez une gestion des temps, une planification.. au sein de votre organisation.

A qui confier ce projet ? Un intégrateur, l’éditeur…

Parce que vous êtes une organisation « à part », vous souhaitez à la fois des consultants qui connaissent parfaitement la solution, mais aussi votre métier, votre système d’information… et qui implanterons ce nouveau système avec méthode et rigueur.

WFM est spécialiste de l’intégration des logiciel de gestion des temps, avec une approche métier différente des éditeurs, une méthodologie issue des très grandes SSII, un positionnement issu de l’expérience passée en AMOA et en intégration.

Ce positionnement permet au client d’attendre de vrais facteurs de ROI dans l’implantation des fonctionnalités, des interfaces. Outre l’exigence de couverture fonctionnelle du besoin, WFM s’implique dans la maîtrise de l’OPEX de la solution.

Une intégration réussie grâce à la mise à disposition d’outils conçu par WFM pour la gestion de ses projets :

• Capitalisation et bibliothèque de programmes et de règles. C’est le point fort de WFM de capitaliser et donc nécessairement de partager ses expériences à ses nouveaux clients. Ils bénéficient donc d’emblée des nouvelles idées, d’une nouvelle règle…
• Outil de livraison. Point fort reconnu par les clients qui ont optés pour l’outil de livraison WFM-TOOLS, le process de livraison est depuis sécurisé et industrialisé. (Uniquement disponible sur la solution de l’éditeur Horoquartz)
• Outil de paramétrage multi-sites. Autre apport reconnu par les clients, les outils de paramétrage permettent de paramétrer plus rapidement un site à déployer et ainsi se concentrer sur des taches à plus forte valeur ajoutée.
• D’autres outils peuvent être utilisés selon l’envergure du projet :
  • Kit de déploiement
  • Plan de déploiement
  • CutOver (Pilotage de la mise en production, avec l’ensemble des taches à réaliser)
  • Guide de reprise et paramétrage
  • Kit de Change Management

Réussir l’intégration de sa solution nécessite aussi de maîtriser l’intégration dans le reste du SI et du SIRH. La connaissance du champ des possibles des autres solutions qui enverrons ou recevrons des données, la maîtrise de la transformation/codification de la donnée est un facteur essentiel de la réussite ce ces projets.