Comment choisir sa solution de GTA ?
Il existe de nombreuses solutions de gestion des temps et des activités sur le marché des logiciels SIRH. Alors comment orienter son choix ?
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Une agitation permanente pour trouver les bonnes solutions.
Horoquartz – eTemptation 5.5
L’éditeur Horoquartz sort sa version 5.5 de sa suite de gestion des temps, une solution qui se veut plus ergonomique, plus « responsive », axée sur l’expérience utilisateur.
La gestion des livraisons
Afin d’assurer des livraisons des paramétrages et des développements entre les environnements de DEV à PROD, il est nécessaire de connaitre parfaitement la base de données et des fonctionnalités de la version de la GTA utilisée.
En effet, il n’existe aucun guide des éditeurs pour transporter les données d’un environnement à un autre de manière sécurisée.
D’autre part :
- certaines tables stockent à la fois des paramétrages et des données vivantes. Il faut donc retoucher à la livraison standard.
- Une fonction du logicielle peut embarquer un ensemble de tables qui doit garder sa cohérence.
Il est donc essentiel de s’outiller pour assurer un fonctionnement optimal.
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Mettre à jour sa GTA à cout zéro
Depuis la mise en place de la pénibilité, les RH passent deux jours de plus par mois à calculer les impacts, sans compter le temps passé par les managers à fournir les données.
90% des entreprises françaises n’ont pas de TMA (Tiers Maintenance Applicative) sur leur Gestion des Temps et des Activités et pourtant la législation et les accords évoluent régulièrement. A chaque fois c’est une charge manuelle portée par les RH et les Managers.
Mettre à jour techniquement et fonctionnellement sa GTA est un vrai facteur de ROI. Mais pour vous ce serait combien ?
WFM Consulting vous propose son étude flash d’upgrade de votre GTA !
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La planification des ressources humaines
La planification des ressources humaines est un processus qui permet de générer des horaires de travail adaptés à la charge de travail prévue sur chaque poste de travail. Encore aujourd’hui, la planification des ressources est principalement faite sous excel. Toutefois ces solutions « maison » ne permettent pas une optimisation de cette planification et un calcul en temps réel des impacts de cette planification.
L’optimisation des ressources
Les solutions de planification collectent et analysent toutes les données utiles (variation du chiffre d’affaire, fréquentation des points de vente), y ajoute des pourcentages d’évolution, et tiennent compte des réglementations légales, du Core RH (contrat de travail, compétences, disponibilités etc.), ainsi que des objectifs fixés par l’entreprise. Mixez toutes ces données et vous obtiendrez une prévision d’activité et un planning légal le plus économique et le plus performant possible.
Pour se faire, ces outils doivent impérativement s’adapter aux besoins, aux conventions et réglementations spécifiques, aux différents secteurs d’activité, ou encore à la taille des entreprises. Souplesse et adaptabilité sont donc les mots d’ordre si vous souhaitez vous munir d’une solution de GTA et de planification.
Le facteur humain
Autre enjeu important : l’équité dans la répartition des tâches, à l’heure de la prévention de la pénibilité au travail.
La planification est donc devenue l’affaire de tous, pilotée aussi bien par les RH, la DSI et les directions, et n’est plus un sujet spécifiquement opérationnel de problématiques terrain.
Les solutions du marché
Les solutions métiers :
Ces solutions, spécialisées sur un métier, sont d’abord et avant tout des solutions de planification qui s’intègrent au reste du système d’information et à la GTA. On trouve des acteurs comme holydis, … Leur avantage résident dans la force et la richesse du module de planification.
Les solutions de gestion des temps :
Ces solutions, dites intégrées, sont proposées par les éditeurs « best of breed » tels que Horoquartz, Asys, Kronos… Leur avantage est de proposer une solution temps réel, qui intègre déjà les données humaines et les calculs d’impacts de la planification. La mise en place du module de planification se résume en l’adaptation/paramétrage au métier du client.
Les solutions de niche
On trouve des acteurs spécialisés sur un métier précis, c’est le cas de Snapshift sur les métiers de hôtellerie restauration.
La gestion des temps et des activités
Définition de la GTA (Gestion des Temps et Activités)
La GTA est l’une des composantes stratégiques de la politique RH. La gestion des Temps et des Activités regroupe plusieurs domaines d’activité du métier RH.
Ces domaines sont stratégiques pour l’entreprise et, conditionnent notamment, la gestion de la paie :
- La gestion des temps de travail et des temps de présence : entrées, sorties, heures travaillées, heures supplémentaires, horaires variables…
- La gestion des demandes d’absences et le cycle de leur traitement (approbation ou refus) selon un système de workflow.
- La gestion des absences : congés, RTT, maladie, enfant malade et présences spécifiques (week-end, heures de nuit, astreinte…).
- La gestion de l’activité : affectation des tâches par personne, équipe…
- La gestion des plannings: optimisation des plannings opérationnels.
Contexte légal et économique de la GTA
Depuis la pointeuse à carte utilisée pendant les 30 glorieuses dans les usines, la gestion des temps a subi de nombreux changements.
Initialement destinées aux professionnels RH, la GTA est devenue l’outil des Managers à qui l’on demande de construire les plannings, de valider les congés, les heures, les primes, etc.
Il incombe également aux managers de garantir la productivité de leur atelier en fonction des ressources et compétences présentes dans leur service, de valider dans les délais impartis l’acquisition des temps passés pour la clôture de l’ERP, etc.
Par ailleurs, l’exercice de la GTA requiert d’appliquer la règlementation des 35h, les dispositions de la convention collective, des accords locaux et plus récemment, des accords de pénibilité.
Un cadre législatif complexe
En France, le temps de travail est soumis à une réglementation stricte, dense et complexe.
Cette complexité peut engendrer des difficultés. En effet, les dispositions réglementaires et conventionnelles obligent les entreprises à adapter leur système de Gestion des Temps et des Activités.
Les enjeux d’un projet de GTA
| GARANTIR Respecter les dispositions réglementaires, se doter des indicateurs et alertes pour sécuriser le pilotage RH. |
| OPTIMISER Planifier la bonne personne, au bon moment, à la bonne activité tout en optimisant les coûts de Maîtrise d’Ouvrage. |
| GLOBALISER Mettre en œuvre une solution unique pour l’ensemble du groupe afin de simplifier le partage des ressources et des données utiles. |
| DÉCENTRALISER Planifier au plus proche du terrain, placer le manager au cœur du pilotage opérationnel en lui donnant les moyens d’organiser ses équipes. |
Les objectifs d’une GTA
La mise en adéquation des ressources et des besoins réels de l’entreprise (modulation des temps de travail, cycles horaires,…) est aujourd’hui, plus que jamais, stratégique pour assurer la pérennité d’une organisation. Les chefs de service ont la mission d’organiser l’activité et de garantir la productivité de leur département, au moyen de la planification opérationnelle de leurs équipes. Le facteur-clé de succès repose sur la capacité à transmettre, en temps et en heure, des données fiables à la Direction des Ressources Humaines qui est en charge, notamment, du traitement des données utiles à la gestion de la paie.
Il est essentiel de permettre au manager de se libérer des tâches chronophages et qui présentent peu de valeur ajoutée en :
- lui donnant accès aux informations du SIRH dont il a besoin.
- le déchargeant d’un certains nombres de contrôles et d’opérations de saisie.
- lui permettant de faire ces démarches n’importe où, et d’une manière rapide et sécurisée.
- transférant également une partie des opérations directement à l’employé (self-service ou badgeuse).
La mise en oeuvre d’une gestion des temps, des activités
La mise en oeuvre d’une gestion des temps, des activités et de la planification permet :
- de disposer d’une organisation RH structurée,
- de procurer aux dirigeants et
aux managers la visibilité requise sur l’activité salariale pour leur
permettre d’optimiser le pilotage RH :
- utilisation des ressources (adéquation besoins-ressources, prévision des besoins humains),
- coûts salariaux (tableaux de bord en self-service actualisés en temps réel, analyses prédictives de données).
- d’améliorer la communication et les échanges entre les équipes RH, les chefs de service et les collaborateurs (cycles de transmission et de validation des données et des demandes, traçabilité pour garantir le respect des règles et des accords).
Une organisation optimisée favorise la confiance, la productivité et la rentabilité.
Avec les prérequis de la transparence, de la confiance, de la couverture fonctionnelle et de l’ergonomie, la GTA devient l’outil préféré de tous les collaborateurs !
Les solutions du marché
Les ERP :
Ces solutions, sont des systèmes complets de gestion de l’entreprise qui ont un module SIRH, soit un intégré SIRH. Dans la première case on retrouve des acteurs tels que SAP, People Soft, Cegid… Dans la deuxième ce sont des solutions SIRH telles que HR Access, Pleiade, ADP, Meta4…
Ces solutions sont plutôt orientées RH même si la tendance est à mettre l’accent sur les accès managers.
Les solutions de gestion des temps :
Ces solutions, dites intégrées, sont proposées par les éditeurs « best of breed » tels que Horoquartz, Asys, GFI, Bodet, Equitime, … pour les acteurs français. Il existe des acteurs internationaux tels que Kronos, Workday… Leur avantage est de proposer une solution temps réel, spécialistes de la gestion des temps, ils ont déjà intégrés l’ensemble des particularités du droit et des accords français.
Ces solutions sont avant tout et depuis plus de 10 ans, conçues pour que ce soit le manager qui agisse et dirige son service. Les RH ont alors des accès de contrôle et de génération des éléments variables de paie.
Les solutions de niche
On trouve des acteurs spécialisés sur un métier précis, c’est le cas de Snapshift sur les métiers de hôtellerie restauration, d’e2Time ou de Jouroff, eurecia. L’avantage de ces solutions, un accès Saas avec un package pré-installé qu’il suffit d’activer.
L’Eldorado du Core Modèle RH
On voit fleurir de nombreux articles sur l’envie ou la nécessité de mettre en place un Core Model SIRH. Est-ce la panacée pour le service RH ? Non. Pourtant cette approche permet de nombreux gains, pour autant qu’elle soit bien mise en œuvre.
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Qui sommes nous ?
Cabinet de conseils et d’ingénieries en informatique des ressources humaines. Fondé en 2017 par son président actuel, WFM applique 20 ans d’expériences, de méthodes et de convictions aux besoins et projets de ses clients.
A forte connotation d’expert en Workforce Management (Gestion des temps, Self-service, Planification et suivi du réalisé) les réalisations de WFM se sont élargies aux problématiques de la Gestion administrative, de la paie, de la gestion d’interim, du suivi de carrière et enfin de la BI RH.
WFM allie une expertise métier RH à une expertise informatique et technologique pour apporter des solutions innovantes, porteuses de valeurs ajoutées. Grâce à cette approche nos clients ont pu tirer profit au maximum des solutions SIRH implantées.
Les prestations d’accompagnement au projet
Vous démarrez un projet d’intégration d’une solution SIRH.
Votre temps est précieux
Vous êtes « Gestionnaire de paie« , « Support RH« , « HRBP« … ce n’est pas votre métier de conduire et réaliser un projet, vous voulez vous concentrer sur votre propre spécialité (expertise) dans ce projet. Vous souhaitez naturellement externaliser la conduite de projet, mais vous pouvez aussi vous renforcer sur l’expertise solution, afin de challenger l’éditeur/intégrateur dans ses réponses et ses solutions, vous voulez avoir un autre avis.
Les prestations 1 et 2 sont faites pour vous.
Une fois le projet avancé, se cachent des taches chronophages qui demandent rigueur, précision et exhaustivité. D’abord les tests que l’éditeur/intégrateur va vous demander de réaliser pour valider ses réalisations, puis en fonction de l’auditoire du projet, il y aura l’ensemble de la documentation de formation à produire. Être accompagné durant ces phases importantes d’un projet est gage de réussite et d’une mise en production contrôlée sans bogues.
Les prestations 3 et 5 sont faites pour vous.
Parce qu’il ne faut pas oublier que tout projet SIRH impacte l’ensemble des personnes de l’entreprise et que le facteur humain est essentiel à la réussite d’un projet. La France est considérée comme opposée au changement alors pourquoi ne pas mettre toutes les chances de votre côté.
La prestation 4 est faite pour vous.
Enfin parce que déployer la solution ne doit pas être synonyme d’un tour de France, l’accompagnement au go-live est faite pour vous.
Nos prestations personnalisées sont faites pour vous accompagner et vous aider à réussir votre projet :
- Conduite du projet (organiser, planifier, suivre, relancer, communiquer).
- Expertise : des spécifications à l’utilisation, règles de l’art du métier, connaissance des possibilités du produit.
- Supports : Rédaction des guides utilisateurs orientés processus.
- Conduite du changement : pilotage, plan de communication, animation de formation, dialogue avec les partenaires sociaux.
- Usine Factory : Rédaction des tests, réalisation des tests, méthodologie, outillage.
- Déploiement : Pilotage du CutOver, Support téléphonique ou de proximité…
Vous avez un projet ? Contactez nous !
Humeur du jour.
Comme tout le monde je constate que la fonction RH subit de grands changements, poussée par la Richesse Humaine de l’entreprise d’un côté et la direction de l’autre. Eh oui, aujourd’hui on parle de Richesse Humaine. Du fait qu’il est de plus en plus difficile de recruter des personnes compétentes et ce quel que soit le secteur d’activité.
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