Définition de la GTA (Gestion des Temps et Activités)
La GTA est l’une des composantes stratégiques de la politique RH. La gestion des Temps et des Activités regroupe plusieurs domaines d’activité du métier RH.
Ces domaines sont stratégiques pour l’entreprise et, conditionnent notamment, la gestion de la paie :
- La gestion des temps de travail et des temps de présence : entrées, sorties, heures travaillées, heures supplémentaires, horaires variables…
- La gestion des demandes d’absences et le cycle de leur traitement (approbation ou refus) selon un système de workflow.
- La gestion des absences : congés, RTT, maladie, enfant malade et présences spécifiques (week-end, heures de nuit, astreinte…).
- La gestion de l’activité : affectation des tâches par personne, équipe…
- La gestion des plannings: optimisation des plannings opérationnels.
Contexte légal et économique de la GTA
Depuis la pointeuse à carte utilisée pendant les 30 glorieuses dans les usines, la gestion des temps a subi de nombreux changements.
Initialement destinées aux professionnels RH, la GTA est devenue l’outil des Managers à qui l’on demande de construire les plannings, de valider les congés, les heures, les primes, etc.
Il incombe également aux managers de garantir la productivité de leur atelier en fonction des ressources et compétences présentes dans leur service, de valider dans les délais impartis l’acquisition des temps passés pour la clôture de l’ERP, etc.
Par ailleurs, l’exercice de la GTA requiert d’appliquer la règlementation des 35h, les dispositions de la convention collective, des accords locaux et plus récemment, des accords de pénibilité.
Un cadre législatif complexe
En France, le temps de travail est soumis à une réglementation stricte, dense et complexe.
Cette complexité peut engendrer des difficultés. En effet, les dispositions réglementaires et conventionnelles obligent les entreprises à adapter leur système de Gestion des Temps et des Activités.
Les enjeux d’un projet de GTA
GARANTIR Respecter les dispositions réglementaires, se doter des indicateurs et alertes pour sécuriser le pilotage RH. |
OPTIMISER Planifier la bonne personne, au bon moment, à la bonne activité tout en optimisant les coûts de Maîtrise d’Ouvrage. |
GLOBALISER Mettre en œuvre une solution unique pour l’ensemble du groupe afin de simplifier le partage des ressources et des données utiles. |
DÉCENTRALISER Planifier au plus proche du terrain, placer le manager au cœur du pilotage opérationnel en lui donnant les moyens d’organiser ses équipes. |
Les objectifs d’une GTA
La mise en adéquation des ressources et des besoins réels de l’entreprise (modulation des temps de travail, cycles horaires,…) est aujourd’hui, plus que jamais, stratégique pour assurer la pérennité d’une organisation. Les chefs de service ont la mission d’organiser l’activité et de garantir la productivité de leur département, au moyen de la planification opérationnelle de leurs équipes. Le facteur-clé de succès repose sur la capacité à transmettre, en temps et en heure, des données fiables à la Direction des Ressources Humaines qui est en charge, notamment, du traitement des données utiles à la gestion de la paie.
Il est essentiel de permettre au manager de se libérer des tâches chronophages et qui présentent peu de valeur ajoutée en :
- lui donnant accès aux informations du SIRH dont il a besoin.
- le déchargeant d’un certains nombres de contrôles et d’opérations de saisie.
- lui permettant de faire ces démarches n’importe où, et d’une manière rapide et sécurisée.
- transférant également une partie des opérations directement à l’employé (self-service ou badgeuse).
La mise en oeuvre d’une gestion des temps, des activités
La mise en oeuvre d’une gestion des temps, des activités et de la planification permet :
- de disposer d’une organisation RH structurée,
- de procurer aux dirigeants et
aux managers la visibilité requise sur l’activité salariale pour leur
permettre d’optimiser le pilotage RH :
- utilisation des ressources (adéquation besoins-ressources, prévision des besoins humains),
- coûts salariaux (tableaux de bord en self-service actualisés en temps réel, analyses prédictives de données).
- d’améliorer la communication et les échanges entre les équipes RH, les chefs de service et les collaborateurs (cycles de transmission et de validation des données et des demandes, traçabilité pour garantir le respect des règles et des accords).
Une organisation optimisée favorise la confiance, la productivité et la rentabilité.
Avec les prérequis de la transparence, de la confiance, de la couverture fonctionnelle et de l’ergonomie, la GTA devient l’outil préféré de tous les collaborateurs !
Les solutions du marché
Les ERP :
Ces solutions, sont des systèmes complets de gestion de l’entreprise qui ont un module SIRH, soit un intégré SIRH. Dans la première case on retrouve des acteurs tels que SAP, People Soft, Cegid… Dans la deuxième ce sont des solutions SIRH telles que HR Access, Pleiade, ADP, Meta4…
Ces solutions sont plutôt orientées RH même si la tendance est à mettre l’accent sur les accès managers.
Les solutions de gestion des temps :
Ces solutions, dites intégrées, sont proposées par les éditeurs « best of breed » tels que Horoquartz, Asys, GFI, Bodet, Equitime, … pour les acteurs français. Il existe des acteurs internationaux tels que Kronos, Workday… Leur avantage est de proposer une solution temps réel, spécialistes de la gestion des temps, ils ont déjà intégrés l’ensemble des particularités du droit et des accords français.
Ces solutions sont avant tout et depuis plus de 10 ans, conçues pour que ce soit le manager qui agisse et dirige son service. Les RH ont alors des accès de contrôle et de génération des éléments variables de paie.
Les solutions de niche
On trouve des acteurs spécialisés sur un métier précis, c’est le cas de Snapshift sur les métiers de hôtellerie restauration, d’e2Time ou de Jouroff, eurecia. L’avantage de ces solutions, un accès Saas avec un package pré-installé qu’il suffit d’activer.