Vous avez envoyé votre cahier des charges aux éditeurs que vous avez présélectionnés dans la phase 1. Vous commencez à recevoir les réponses de ces derniers. Alors comment faire le bon choix ?

L’analyse de la réponse.

Si l’éditeur a gardé la structure de la réponse, la répartition de l’analyse pourra être donnée aux différents acteurs du projet. Dans un premier temps, on peut écarter une réponse en analysant la composition de l’équipe de réponse (couple éditeur/intégrateur) au regard de la complexité du projet. Je vous invite à relire l’article http://wfmconsulting.fr/sirh-editeur-vs-integrateur .

La couverture fonctionnelle

Grace à la grille d’exigence, la couverture fonctionnelle pourra être rapidement évaluée, ainsi que les capacités d’évolution du produit avec les exigences facultatives de cette grille.

Il est important de bien analyser les commentaires de la grilles et la réponse écrite afin d’en comprendre les limites et de valider que cela correspond bien à l’attendu.

En soit, cette analyse n’est pas suffisante pour valider le choix, en effet les réponses étant unitaires, elles ne mettent pas en évidence l’ergonomie et l’enchaînement des manipulation à faire pour réaliser un processus RH. Ce point devra être analyser lors de la démonstration faite par l’éditeur.

La couverture technique

L’analyse de la grille d’exigence ne sera pas suffisante pour évaluer la couverture technique. La réponse écrite, permet de comprendre les prérequis et sa capacité à être intégrée dans le SI.

Des schémas pressentant l’architecture cible ainsi que l’intégration dans le SI permettront de visualiser rapidement la bonne adhérence.

L’intégration de la solution

C’est souvent la partie la plus floue de la réponse. En effet, il est d’usage de proposer des demis interfaces au format de l’éditeur. Hors c’est bien dans cette partie qu’une charge importante de travail se cache : Transformation des données, interfaces intelligentes qui seront à la charge du client. Il ne faut pas négliger cette partie car c’est la que réside le plus gros facteur de ROI, en limitant les actions post-interface.

L’organisation projet

L’engagement de moyens et de résultats pris par l’équipe de réponse est notifiée dans cette partie. Classiquement dans une réponse « au forfait » la méthodologie projet est décrite.

On fera attention à la méthodologie de réalisation en exigeant que l’éditeur/intégrateur n’ai accès qu’à un environnement de développement. C’est le client qui s’occupe des environnement de qualification/préproduction et de production. Il n’est pas rare de voire que les réponses ne comportent pas ses 3 environnements et que tout soit fait en production. Il faut aussi s’assurer qu’il existe un outil sécurisé de transport des paramétrages/développements entre environnement. (petit rappel sur nos réalisations sur ce sujet ici.

Le paragraphe sur l’après projet. Qu’on appelle cela la TMA ou le MCO, il est important de valider le dispositif de maintenance, hotline et de mise à jour de la solution.

La démonstration

La démonstration du produit à pour but de :

• Valider l’ergonomie du produit.
• Valider la charge de setup du produit ainsi que la charge d’utilisation de ce dernier.

Il est donc important de bien préparer cette ou ces réunions en fournissant aux éditeurs des scenarii de démo avec des jeux de données vous permettant de valider les capacités du produit et sa facilité d’utilisation.

A l’issue de la démonstration, l’éditeur devra fournir un document écrit intégrant les options de paramétrage et les copies d’écrans présentées afin de l’annexer aux documents contractuels lors de la négociation. En effet, il n’est pas rare de constater que lors du passage au projet, il faut repartir de zéro et des options différentes sont alors prises par les équipes de réalisation.

L’analyse financière

Cette partie doit reprendre les hypothèses et les limites décrite dans le reste de la réponse. Dans notre cas cela permet dans une offre au forfait de définir l’effort supplémentaire à faire en cas de couverture partielle.

Les options seront mises en évidence.

La charge en jour du client doit être correctement évaluée avec une répartition par phase et interlocuteurs.

Prêt pour l’étape suivante : la négociation finale avec les deux derniers candidat.