Le suivi d’activité pour vous, c’est :
- La journée du mercredi à déposer les enfants à la gym ou au foot.
- Une galère une fois par mois pour me rappeler ce que j’ai fait.
- Big brother qui veut savoir si je bosse bien.
- Une simple feuille de déclaration des temps passés, c’est facile et j’y vais tous les jours.
- Un indicateur de performance, un outil de facturation, un outil de gestion au quotidien.
- L’imputation déclarative, appellée CRA (Compte rendu d’activité), TimeSheet, Feuille de temps, Suivi de projet…
- L’imputation badgée, souvent pour les ateliers de production, de réparation, de service…
Qu’est-ce que le suivi d’activité ?
En fait dans le système d’information, le suivi d’activité est à la frontière entre le SIRH et le SI. Domaine partagé entre les RH car très lié à la gestion des temps et des activités, et les opérationnels car c’est la réponse à « qui fait quoi ? ».
Au départ, le suivi d’activité est une problématique analytique. Demandé par le contrôle de gestion pour imputer les couts au bon endroit, il s’est vite développé pour prendre en compte toutes les contraintes metiers de chaque société.
On le retrouve sous deux formes :
- L’imputation déclarative, appelée CRA (Compte rendu d’activité), TimeSheet, Feuille de temps, Suivi de projet…
- L’imputation badgée, souvent pour les ateliers de production, de réparation, de service…
L’imputation déclarative.
Ces imputations peuvent selon les niveaux de responsabilités et les services clients de cette imputation servir plusieurs buts et objectifs.
Les facteurs clefs de succès :
Une ergonomie particulièrement soignée
- Accès directs aux codes imputations par la mise en place de code événements.
- Listes filtrées de codes imputations en lien avec l’employé et fenêtre modales de recherche.
- Contrôles de cohérence évolués des imputations en fonction du métier. Génération d’alertes ou de messages bloquants durant la saisie.
- Rémanence des codes imputations sur plusieurs jours pour faciliter la saisie.
- Déclaration par défaut à appliquer tous les jours (manuellement ou automatiquement).
- Favoris pour retrouver les codes fréquents.
- Pré-saisies automatiques.
- Contrôles des temps déclarés selon les règles légales ou de branches.
- Reports d’activité individuels (copie +1, propagation sur les jours choisis).
- Reports d’activité collectifs.
Alertes et reporting avancés
- Suivi de l’avancement de la déclaration avec relances par mail.
- Procédure de clôture des saisies pour figer les déclarations. Les journées non saisies peuvent être affectées sur un compte d’attente à régulariser sur la période suivante.
- Rapports de consolidations des imputations pour « les chefs de projets », vue pour chaque projet.
- Infocentre pour la construction d’états et d’indicateurs avec l’ensemble des champs gérés dans l’application.
Modélisation fine du référentiel métier
- Suivi de l’activité au juste niveau d’information,
- Mise en place des filtres adéquats pour des contrôles de saisie précis
Exemple
- Un code Affaire avec un libellé, des dates de validités,
- Un budget temps prévu, temps passé, temps restant,
- Un indicateur de filtre d’autorisation de saisie
- Un type d’affaire ainsi qu’un code Workpackage
- Un type de produit ….
Cartographie
L’imputation badgée.
On parle alors d’un logiciel de suivi d’atelier basé sur une saisie directe des informations de production par les opérateurs ou par captage des données sur les machines.
Mode de déclaration qualifié d’atelier
C’est donc un mode de badgeage qu’il faut choisir (badgeuse classique, PC ou par smartphone)
- Début-Fin : le début et la fin de chaque activité doit être explicitement déclarée. Il permet de valoriser tous les temps y compris les improductifs. Il permet aussi de gérer la multi-activité.
- Début-Début : on ne déclare que des débuts d’activités. Chacune indiquant aussi la fin de l’activité précédente.
- Fin-Fin : on ne déclare que des fins d’activités. Chacune indiquant aussi le début de l’activité suivante.
- Du scénario choisi
- De la pertinence de valorisation,
Cartographie
